De manière générale, le document administratif se présente comme, toute information détenue par l’administration. Il concerne une personne, un groupe de personnes ou une décision et est délivré par les différentes institutions publiques. Elle est établie et détenue uniquement par une administration (les collectivités territoriales, l’État, les établissements publics), par un organisme privé rattaché aux services publics (la caisse de sécurité sociale…), et dans le cadre de mission de service public. Ils existent différentes natures de document administratif : les documents écrits, les documents sonores, les films et vidéos. Ces différents documents sont répartis en trois catégories : communicables, non communicables avec un accès restreint.
Comment faire la demande d’un document administratif ?
En effet, tout individu même sans condition de nationalité peut accéder aux documents administratifs provenant des différentes administrations. De manière simple, il suffit d’adresser une lettre aux services administratifs en possession du document recherché. Même si une demande orale est faisable, la demande écrite est recommandée en vue d’établir non seulement une traçabilité de votre demande, mais aussi pour recevoir un accusé de réception. Cela permet de confirmer que votre demande a été validée.
Les différentes méthodes d’obtention d’un document administratif ?
La première étape pour obtenir un document administratif, c’est d’en faire la demande. La demande doit comporter avec précision les documents recherchés. Lorsque la demande est acceptée, l’administration dispose d’un mois pour fournir le document souhaité. Aussi, vous pouvez obtenir votre document sous la forme que vous désirez. Sur support papier ou support électronique. Les documents non volumineux sur support électronique sont gratuits, et les documents sur support papier sont payants selon un barème pré-établit (0,18 centime d’euros la page). Les retranscriptions sur CD ROM sont limitées à 2,75 centimes d’euros. Aussi, vous disposez la possibilité de consulter votre document administratif en ligne. Il est soumis sous un format ouvert, réutilisable et facilement exploitable.